EIN Numarası Nedir? Neden Gerekli?
ABD’de bir işletme sahibiyseniz birçok ekonomik ve hukuki işlemde işletmenizin tanınması için hatta şirket kurulurken EIN numarası gereklidir. İşveren Kimlik Numarası (EIN), işletmenizin Sosyal Güvenlik numarası gibi benzersiz bir tanımlayıcısıdır. IRS (Internal Revenue Service), bu numara sayesinde işletmenizi vergi mükellefi olarak tanır ve işletmenizin vergi işlemlerini izler.
Bu numara aynı zamanda Federal İşveren Kimlik Numarası (FEIN) olarak da bilinir. Bu yazıda, İşveren Tanımlama Numarası nedir, nasıl alınabilir ve işletmeler için sunduğu faydaları detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.
EIN Numarası Nedir? (İşletmenizin Federal Kimliği)
Federal İşveren Kimlik Numarası (FEIN) veya yaygın adıyla İşveren Kimlik Numarası (EIN), Amerika Birleşik Devletleri’nde faaliyet gösteren ticari kuruluşlara IRS tarafından verilen dokuz haneli benzersiz bir tanımlayıcıdır.
Bu numaralar, işverenlerin vergi beyannamelerini düzenlemek için önemli bir rol oynar. Numara, XX-XXXXXXX formatında dokuz basamaktan oluşur. İşletmeler, bu numaraları almak için doğrudan IRS’e başvurabilirler.
EIN, vergi kayıtları, bankacılık işlemleri, ödeme işlemleri ve sigorta işlemleri gibi çeşitli alanlarda kullanılır. Bu numara, işletmelerin federal vergi mükellefiyetini tanımlamak ve hükümetle ilişkilerinde kullanılmak üzere kritik bir öneme sahiptir.
EIN Numarası Neden Bu Kadar Gerekli?
Bu numaraya sahip olmak, Amerika da şirket kurmak isteyen ticari işletmeler için vazgeçilmez bir tanımlayıcıdır.
IRS tarafından sağlanan bu dokuz haneli numara, pek çok alanda sana lazım olacak:
Vergi beyannameleri
İşletme banka hesabı açmak
Kredi başvuruları
İşletme lisansları
Ayrıca C-Corp’lar, ortaklıklar, LLC‘ler gibi belirli ticari kuruluşlar için zorunludur. Serbest meslek sahipleri ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından da tercih edilebilir.
Ein numarası alması, Amerika işletmelerinin vergi, finans, personel yönetimi ve yasal düzenlemeler gibi alanlarda etkin ve sorunsuz bir şekilde faaliyet göstermelerine yardımcı olur. Böylelikle işletmeler büyüme potansiyellerini artırabilirler.
EIN Numarası Nasıl Alınır ve Gerekli Belgeler
Amerika Birleşik Devletleri’nde bir işletme sahibi olarak, yasal olarak tanınmak ve vergi işlemlerini yürütebilmek için ein numarasına ihtiyaç vardır. Başvuru sürecinde ihtiyacınız olan belgeleri hazırlayarak bu süreci sorunsuz bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
Aşağıda, EIN numarası için gereken belgelerin detaylı listesi bulunmaktadır:
Başvuru Formu (SS-4): IRS’e sunulacak olan ve şirketinizin temel bilgilerini içeren başvuru formu (SS-4) eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulmalıdır. Bu form, işletmenizin adı, adresi, hukuki yapısı gibi bilgileri içermektedir.
Şirket Bilgileri: Bu bilgiler şirketinizin adını, adresini ve yasal statüsünü belirten belgelerdir. Belgeler genellikle işletmenin kuruluş belgesi veya eyalet tarafından onaylanmış ve damgalı kuruluş belgesi (Certificate of Formation) olabilir.
Sahip Bilgileri: Şirket sahibinin sosyal güvenlik numarası (SSN) veya alternatif olarak Individual Taxpayer (ITIN) belgesi gereklidir. Bu belge, şirket sahibinin kimlik ve vergi durumunu belirtir. Ayrıca tax idlerle alakalı detaylı bilgi icin TAX ID sayfamıza bakabilirsiniz.
Yetkilendirme Belgesi (Opsiyonel): Eğer başvuruyu bir kayıtlı temsilci aracılığıyla yapıyorsanız, yetkilendirme belgesi gereklidir. Bu belge, temsilcinin başvuruyu sizin adınıza yapma yetkisini gösterir.
Süreci Nasıl Tamamlarsınız?
Eksiksiz olacak şekilde bu belgeleri topladıktan sonra, IRS’in resmi web sitesinden online olarak başvurunuzu yapabilirsiniz. Başvurunuzun onaylanmasının ardından, IRS size numaranızı sağlayacaktır.
Bu numara, işletmenizin federal düzeyde tanınmasını sağlar ve işletmenizin vergi işlemleri ve diğer yasal süreçlerde kolayca tanınabilir hale gelmesine yardımcı olur.
EIN Numarası Nasıl Alınır? (Önemli Detaylar)
Numaranızı Amerika Ticaret Bakanlığı’nın (IRS) resmi web sitesinden ücretsiz olarak alabilirsiniz. İşletmenizin resmi tanımlama numarası olarak kullanılacak İşveren Tanımlama Numarası için başvuruda bulunurken, dikkatli olun ve internetteki ücretli hizmetlerden kaçının. Resmi site üzerinden başvuru yaparak, ücretsiz ve güvenli bir şekilde bu numarayı edinebilirsiniz.
Başvuruda Dikkat Edilmesi Gereken En Kritik Kişi:
Başvuru yapılırken (posta, faks, elektronik yoluyla fark etmeksizin) gerçek sorumlu kişinin (genel ortak, grantor, sahip veya mütevelli) adını ve Vergi Kimlik Numarasını (SSN, ITIN veya EIN) belirtmek önemlidir.
Bu birey veya varlık, IRS tarafından “sorumlu taraf” olarak adlandırılır. Bu kişi/kurum, başvuruyu yapan varlığı, fonlarını ve varlıklarını kontrol, yönetme veya yönlendirme yetkisine sahiptir.
Küçük Bir Not: Devlet kurumları başvuru yapıyorsa, başvurudan sorumlu kişinin bir birey (yani, gerçek bir kişi) olması gerekmektedir, bir tüzel kişi değil.
EIN ve ITIN Arasındaki Fark
Ein employer identification number ve ITIN arasındaki farkı bilmekte fayda vardır. ITIN (Bireysel Vergi Mükellefi Tanımlama Numarası), ABD vatandaşı olmayanlara verilen ticari bir numaradır. Kısaca:
EIN: İşletmeler içindir.
ITIN: Bireyler içindir.
1.EIN Online Başvuru
Başvurunuzu internet üzerinden yapmak, müşterilerin tercih ettiği, hızlı ve ideal bir yöntemdir. Işlemi tamamladığınızda, bilgiler çevrimiçi olarak doğrulanır ve numaranız hemen verilir. Bu çevrimiçi başvuru işlemi, başvuran kuruluşun ana işi, ofisi veya ajansı Amerika Birleşik Devletleri veya ABD topraklarında bulunan tüm işletmeler için geçerlidir.
2.Faks ile Başvuru
Vatandaşlar, tamamlanan başvuru formunu faks çekebilirler; ancak başvuru formunun(SS-4 Formu) gerekli tüm bilgileri içerdiğinden emin olmalıdırlar. Eğer işletmenizin yeni bir Ein numarasına sahip olmaya ihtiyacı olup olmadığı belirlenirse, işletme türüne uygun prosedürler izlenerek yeni bir numara verilir. Mükellef faks numarasını belirtmişse, bu numarayı içeren bir faks, dört (4) iş günü içinde geri gönderilir.
3.EIN Posta ile Başvuru
Posta ile yapılan bir başvuru işlem süresi dört haftadır. SS-4PDF Formu’nun gerekli tüm bilgileri içerdiğinden emin olun. Varlık, yeni bir EIN’e ihtiyaç duyarsa, varlık türüne uygun prosedürler kullanılarak bir numara atanır ve mükellefe posta ile gönderilir. SS-4 Formu’nu nereye gönderileceğinizi öğrenmek için Vergilerinizi Nereye Gönderileceği (SS-4 Formu için) sayfasına bakın.
4.Telefon ile Başvuru – Uluslararası Başvuru Sahipleri
Uluslararası başvuru sahipleri, EIN’lerini almak için Pazartesi’den Cuma’ya kadar 6:00-23:00 (Amerika Saati) arasında 267-941-1099 numaralı telefonu (ücretsiz değil) arayabilirler. Aramayı yapan kişi, bu numarayı almak ve Form SS-4, İşveren Tanımlama Numarası Başvuru FormuPDF hakkında soruları yanıtlama yetkisine sahip olmalıdır. Üçüncü Taraf Temsilcisi bölümünü, yalnızca adı geçen kişinin varlığın EIN’ini almasına ve SS-4 Formu’nun doldurulmasıyla ilgili sorulara cevap vermekle yetkilendirmek istiyorsanız doldurmalısınız. Temsilcinin yetkisi, numaranın atanması ve temsilciye bırakılması anında sona erer. Yetkinin geçerli olabilmesi için imza alanını doldurmanız gerekir.
Diğer Önemli Bilgiler ve Kritik Kurallar
EIN başvurusu yaparken bilmen gereken bazı önemli ve güncel kurallar şunlar:
Günlük EIN Sınırlaması: 21 Mayıs 2012 tarihinden itibaren, tüm mükelleflere adil ve eşit muamele sağlamak amacıyla, İç Gelir Servisi (IRS), İşveren Tanımlama Numarası verme işlemini günde bir kez sorumlu tarafa sınırlayacaktır. Bu kural, süreci adil tutmak için getirildi.
Sorumlu Taraf (Kilit Kişi): Başvurular için doğru bireyleri ve varlıkları tanımlamak amacıyla dilde değişiklikler yapılmıştır. Bir EIN başvurusunda bulunmadan önce bu önemli değişiklikleri öğrenmek için IRS’in Sorumlu Taraflar ve Temsilciler sayfasına başvurman önemlidir.
Üçüncü Taraf Yetkilendirmesi: Bu bölüm, SS-4 Formu’nun alt kısmında tamamlanmalıdır. Üçüncü taraf temsilci yetkilendirmesinin geçerli olabilmesi için SS-4 Formu’nun mükellef tarafından imzalanması da gereklidir. Form, uygun hizmet merkezine posta ile gönderilmelidir veya faks çekilmelidir. Ancak unutma: Üçüncü taraf temsilcisinin yetkisi sadece “yeniden” atanmış EIN’ler için geçerlidir ve numara temsilciye atanıp temsilciye bırakıldığında sona erer.
Ev Bakımı Hizmet Alıcısı: Eğer daha önce tek bir kişi olarak veya ev işvereni olarak atanmış bir EIN’e sahip olan bir ev bakımı hizmet alıcısı isen, yeni bir numara başvurusunda bulunma. Daha önce verilen numarayı kullanmaya devam et.
EIN Numarası Almak Ne Kadar Sürer?
Bu numarayı alma süresi, başvuru yöntemine ve başvurunun işlem yoğunluğuna bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Genellikle, online başvuruların işlem süreleri diğer yöntemlere kıyasla daha hızlıdır. Ancak, posta veya faks yoluyla yapılan başvuruların işlem süresi biraz daha uzun olabilir. Tipik olarak, numaranın başvurunun tamamlanmasından sonra 4 ila 12 hafta arasında alınması beklenir.
IRS, başvurunun tamamlanmasının ardından numarayı hemen sağlamayabilir. Bu nedenle, işlemlerinizi izlemek ve gerektiğinde IRS ile iletişime geçmek önemlidir. Başvuru sürecini hızlandırmak için başvuru formunu doğru ve eksiksiz şekilde doldurduğunuzdan emin olmalısınız.
Ayrıca, başvuru sürecini daha kısa bir sürede tamamlamak için easyformation.co gibi konuda uzman firmaların yardımını alabilirsiniz. Bu firma, başvurunun doğru ve hızlı bir şekilde yapılmasına yardımcı olur ve işletmenizin Amerika’da faaliyetlerine hemen başlamasını sağlar. Şirketinizin başarılı olması için, doğru stratejileri belirleyecek bir şirkete sahip olmanıza yardımcı olacak niteliklerde birileriyle çalışmak önemlidir. Bu sayede, işletmenizin yasal olarak tanınması ve faaliyetlerinizi sürdürmesi için gereken adımları daha hızlı bir şekilde atabilirsiniz.
EIN Ne Zaman Gerekir? (Pratik Senaryolar)
ABD’de faaliyet gösterecek neredeyse tüm işletmeler bir noktada EIN numarasına ihtiyaç duyar. En yaygın senaryolar:
Banka hesabı açmak: ABD’de şirket hesabı açarken banka genellikle EIN ister.
Çalışan istihdamı: Bordro ve stopaj işlemleri için zorunludur.
Pazaryeri ve ödeme altyapıları: Amazon, Etsy, eBay, Stripe, PayPal gibi platformlar vergi doğrulaması için EIN talep edebilir.
Eyalet vergi kayıtları: Satış vergisi (sales tax) veya işveren vergileri (payroll) için eyalet kayıtlarında EIN kullanılır.
Kredi ve finans başvuruları: Kurumsal kredi kartı/limit için firma kimliğinizin temel numarasıdır.
SSN – ITIN – EIN Farkı
SSN bireysel ABD vatandaşları/daimi oturum sahipleri için sosyal güvenlik numarasıdır.
ITIN ABD’de vergi beyanı yapması gereken fakat SSN’i olmayan kişiler için bireysel vergi numarasıdır.
EIN ise işletmelerin (LLC, Corporation, Partnership, hatta bazen sole proprietorship) kurumsal vergi kimliğidir. Şirketiniz adına işlem yaparken SSN/ITIN yerine EIN kullanırsınız.
Tek Üyeli LLC’lerde EIN Zorunlu mu?
Tek üyeli bir LLC’nin, çalışanı yoksa ve federal düzeyde “disregarded entity” olarak vergileniyorsa, bazı durumlarda zorunlu olmayabilir. Ancak banka hesabı açma, pazaryeri/ödeme servisleri, eyalet kayıtları ve kurumsal itibar için pratikte EIN edinmek neredeyse her zaman avantaj sağlar. Ortaklı (multi-member) LLC, Corporation ve Partnership yapılarında EIN zorunludur.
ABD Dışından Başvuru: SS-4 ile Nasıl İlerlenir?
ABD’de yaşamıyor olsanız bile IRS Form SS-4 doldurarak EIN alabilirsiniz. Ana adımlar:
Varlık tipini netleştirin: LLC mi, Corporation mı, şahıs işletmesi mi?
SS-4’ü doğru doldurun: Yasal unvan, sorumlu kişi (responsible party), adres, faaliyet alanı, çalışan planı gibi alanlar önemlidir.
IRS’e iletin: ABD dışında yaşayanlar genellikle fax yoluyla başvurur. (Online sistem her yapı/başvuru sahibi için açık olmayabilir.)
Onay yazısı (CP 575): EIN verildiğinde IRS onay belgesi düzenler. Banka ve platform kayıtlarında bu belge talep edilebilir.
Sık Yapılan Hatalar ve Kaçınma İpuçları
Yanlış varlık seçimi: LLC/Corporation ayrımı vergisel etkiler doğurur; kuruluş belgelerinizle uyumlu olun.
Sorumlu kişi bilgisi: SS-4’te yanlış kişi/kimlik girişi reddedilme veya sonradan düzeltme gerektirir.
Adres/iletişim eksikleri: Banka ve eyalet kayıtları için tutarlı adres kullanın.
“Faaliyet yok” deyip sonra payroll açma: Çalışan planınız olabilir; doğru kutuları işaretleyin.
Onay belgesini kaybetme: CP 575’i dijital ve fiziksel olarak saklayın.
EIN Aldıktan Sonra Neler Yapmalısınız?
Banka hesabı: Kurumsal hesap açılışında EIN + kuruluş belgeleri gerekir.
Pazaryeri/ödeme: Stripe/PayPal/Amazon gibi platformlarda vergi ve “beneficial owner” doğrulamalarını tamamlayın.
Eyalet yükümlülükleri: Gerekliyse satış vergisi, işveren vergisi ve diğer eyalet kayıtlarını yapın.
Kayıt düzeni: Yıllık raporlar, muhasebe ve vergi beyanları için dosyalamayı baştan sistematik kurun.
SSS – Kısa Cevaplar
EIN almak ücretli mi? IRS nezdinde ücretsizdir.
Süre ne kadar? Online uygunsa anında; fax ile başvurularda iş yüküne göre değişir.
DBA (ticari ad) için EIN gerekir mi? DBA, yasal unvana bağlı ticari addır; işletme türünüze göre EIN yine ana şirket adına alınır.
EIN şirketi “aktif” mi yapar? EIN almak tek başına vergi/eyalet yükümlülüklerini başlatmaz; ayrı kayıtlar gerekebilir.