Mali kayıtlarınızı ne kadar süre saklamanız gerekir.
Eğer IRS, gelirlerin doğru beyan edilmediğinden şüphelenirse, geçmiş altı yıla ait kayıtları gözden geçirmek isteyebilir..
Elinizdeki vergi beyannameleri ve diğer önemli kayıtlar, sadece bir kağıt parçasından ibaret değil, geleceğinizin teminatıdır. Federal yasalar, bu belgelerin kopyalarını en az üç yıl boyunca saklamanızı zorunlu kılar. Bu kurala “üç yıllık yasa” denir. Ancak bu yasa, belgelerinizi sadece üç yıl saklayıp sonra imha etmeniz gerektiği anlamına gelmez.
Üç Yıl Yeterli mi?
Üç yıllık sürenin ardından birçok kişi, kayıtlarını artık tutmaya gerek olmadığını düşünür. Oysa, bazı durumlarda vergi beyannamelerinizin ve kayıtlarınızın daha uzun süre saklanması gerekebilir. Örneğin, eğer gelir beyanınızda ciddi bir hata yaptıysanız veya vergi kaçırma suçlaması ile karşı karşıyaysanız, bu kayıtların önemi katbekat artar. IRS, bu tür durumlarda beş ila yedi yıl geriye dönük incelemeler yapabilir.
Kayıtlarınızı Neden Daha Uzun Süre Saklamalısınız?
Finansal geleceğinizi güvence altına almak için kayıtlarınızı sadece yasal zorunluluklar nedeniyle değil, kendi çıkarınız için de daha uzun süre saklamalısınız. Kredi başvurularında, sigorta taleplerinde veya iş başvurularında eski vergi beyannameleriniz ve finansal kayıtlarınız gerekebilir. Ayrıca, uzun vadeli mali planlama ve yatırım stratejileri oluştururken bu belgeler sizin için yol gösterici olacaktır.
Kağıt üzerindeki orijinal kayıtlarınızı taratarak dijital ortama aktarabilirsiniz. Özellikle vergi mükellefleri için bu adım önemlidir. Taranan belgelerinizi elektronik formata çevirip sabit bir diske yedekleyebilir veya CD/DVD’ye yazdırarak güvenle saklayabilirsiniz. Bu yöntem, belgelerinize her yerden kolayca erişmenizi sağlar ve kaybolma riskini azaltır.
Bilgilerinizi tamamen koruma altına almak için online yedekleme sistemlerini de kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu sistemler, verilerinizi bulut ortamında saklayarak her türlü olaya veya konuma karşı güvence altına alır. Online yedekleme sayesinde, belgelerinize internet erişiminiz olduğu sürece her yerden ulaşabilirsiniz. Ayrıca, bu yöntem fiziksel yedekleme risklerini ortadan kaldırır ve otomatik güncellemelerle verilerinizin sürekli olarak korunmasını sağlar. Online yedekleme, vergi beyannameleri, banka dekontları ve diğer önemli belgelerinizin kaybolma veya hasar görme riskini minimuma indirir, böylece bilgilerinizi güvenle saklamış olursunuz.
Bir yıl boyunca saklanması gereken şirket belgeleri şunları içerir:
Müşteri ve Tedarikçi Yazışmaları: İş ilişkilerinizi belgeleyen ve gerektiğinde referans sağlayan yazışmalar.
Satın Alma Fişleri: Yapılan her satın alma işlemine dair belgeler.
Talep Fişleri: Şirket içi taleplerin ve onay süreçlerinin belgeleri.
Depodan Kullanılan Ürün Formları: Depo envanteri yönetimini ve ürün kullanımlarını izleyen formlar.
Para Yatırma Fişleri: Banka hesap hareketlerini ve ödemeleri gösteren belgeler.
Bordrolar: Çalışanların maaş, vergi kesintileri ve diğer finansal bilgilerini içeren belgeler.
Sekreter Notları: Toplantılar, görüşmeler ve önemli olaylarla ilgili notların yer aldığı belgeler.
Üç yıl boyunca saklanması gereken şirket belgeleri şunları içerir:
Çalışan Personel Kayıtları (İşten Ayrılma Sonrası): İşten ayrılan çalışanların ayrıntılı kayıtları ve ilgili belgeler.
Süresi Dolan Sigorta Poliçeleri: Şirket sigorta poliçelerinin sona erme tarihlerine dair belgeler.
Şirket İçi Denetim Raporları: İşletme içi denetimlerin sonuçlarını ve önerileri içeren raporlar.
Makbuzlar: Satın alma, ödeme ve diğer işlemlere dair makbuzlar ve belgeler.
Çalışanların Tasarruf Bonosu Kayıt Kayıtları: Çalışanların sahip olduğu tasarruf bonolarıyla ilgili kayıtlar ve belgeler.
İstihdam Uygulamaları: İş başvuruları, mülakat notları ve işe alım süreci ile ilgili belgeler.
Genel Yazışmalar: İşletme ile ilgili genel yazışmalar ve iletişim kayıtları.
Şirket İçi Raporlar: İşletme performansı, finansal durum ve diğer önemli konularla ilgili iç raporlar.
Envanter Etiketleri: Depo envanter yönetimi için kullanılan etiketler ve ilgili kayıtlar.
Saatlik Çalışanlar için Zaman Kayıtları: Saatlik çalışanların çalışma sürelerini gösteren zaman kayıtları.
Altı yıl boyunca saklanması gereken şirket belgeleri şunları içerir:
Kaza Raporları ve İddialar: Şirket çalışanları veya iş yerinde meydana gelen kazalarla ilgili raporlar ve iddialar.
Alacak Hesapları: Müşterilerden alınan borçların ve alacakların kayıtları.
İptal Edilen Çekler: İptal edilen veya geçersiz hale gelen çeklerin kayıtları.
İstihdam Vergisi Kayıtları: Çalışanların maaşları üzerinden hesaplanan vergi kayıtları.
Süresi Dolan Sözleşmeler ve Kiralamalar: Kiralama ve sözleşme belgelerinin sona erme tarihlerine dair kayıtlar.
Ürün, Stok, Malzeme Envanterleri: Şirketin sahip olduğu ürünler, stoklar ve malzemelerle ilgili envanter kayıtları.
Alacak Kayıtları: Müşterilerden alacak edilen miktarların kayıtları ve takibi.
Şirket Maliyet Kayıtları: İşletme maliyetleri, giderler ve diğer finansal kayıtların detaylı kayıtları.
Satış Kayıtları: Yapılan satış işlemlerine ait faturalar ve kayıtlar.
Time Books: Çalışanların iş saatleri ve çalışma sürelerine ilişkin kayıtlar.
Satıcılara, Çalışanlara vb. Ödeme Kuponları: Satıcılar, çalışanlar ve diğer alacaklılara yapılan ödemelerin kupon veya belgeleri.
Borç Hesapları Defterleri ve Planlamalar: Şirket borçlarına dair detaylı hesap defterleri ve ödeme planlamaları.
Banka Hesap Özetleri: Şirket banka hesapları üzerine yapılan işlemlerin özet kayıtları.
İptal Edilen Hisse ve Tahvil Sertifikaları: İptal edilen veya geçersiz hale gelen hisse senedi ve tahvil sertifikalarının kayıtları.
Gider ve Harcama Analizi: Şirketin genel gider ve harcama analizlerine dair raporlar ve belgeler.
Süresi Dolan Lisans Kayıtları: Şirketin sahip olduğu lisansların ve izinlerin sona erme tarihlerine dair kayıtlar.
Müşteri Faturaları: Müşterilere gönderilen faturalar ve bu faturalara ilişkin kayıtlar.
Bordro Kayıtları ve Özetleri: Çalışanların maaşlarına ilişkin detaylı bordro kayıtları ve özetleri.
Satınalma Departmanı Satınalma Siparişlerinin Kopyaları: Satın alma departmanı tarafından yapılan tüm siparişlere ait kopyalar ve belgeler.
Ön Muhasebe Kayıtları: Şirketin ön muhasebe süreçlerine ilişkin kayıtlar ve belgeler.
Seyahat ve Eğlence Harcama Kayıtları: Çalışanların seyahat ve eğlence harcamalarına dair kayıtlar ve belgeler.
Kupon Kaydı ve Tarifeler: Şirketin kullandığı kuponların kayıtları ve ilgili tarifeler.
.
Sürekli olarak saklanması gereken şirket belgeleri şunları içerir:
YMM ve Muhasebecilerden Alınan Denetim Raporları: Yıllık muhasebe denetim raporları ve Yeminli Mali Müşavirlerden alınan diğer denetim raporları.
Hesap Tabloları ve Kasa Kayıtları: Şirketin finansal durumunu gösteren mali tablolar ve günlük kasa kayıtları.
Kurumsal Belgeler (Kuruluş, Tüzük vb.): Şirketin kuruluş belgeleri, şirket tüzüğü ve diğer kurumsal belgeler.
Tapular: Şirketin sahip olduğu taşınmazların tapu kayıtları.
Yıl Sonu Mali Tabloları: Her mali yıl sonunda hazırlanan mali tablolar.
Sigorta Kayıtları, Güncel Kaza ve Hasar Raporları, Poliçeler: Şirket sigorta kayıtları, güncel kaza ve hasar raporları ile sigorta poliçeleri.
IRS Acente Raporları: Vergi beyannameleri ve IRS (Internal Revenue Service) tarafından verilen vergi raporları.
Yasal Kayıtlar, Yazışmalar ve Önemli Belgeler: Şirketin yasal işlemlerine dair kayıtlar, yazışmalar ve diğer önemli belgeler.
İpotekler, Satış Senetleri: Şirket varlıklarına ilişkin ipotekler ve satış senetleri.
Emlak Kayıtları: Şirketin sahip olduğu veya kiraladığı emlakların kayıtları.
Vergi İadeleri ve Çalışma Kayıtları: Şirketin vergi iadeleri ve çalışma kayıtları.
Vergi Ödemeleri Gibi Önemli Ödemeler İçin İptal Edilen Çekler: Vergi ödemeleri gibi önemli ödemeler için iptal edilen çeklerin kayıtları.
Yürürlükteki Sözleşmeler ve Kiralamalar: Şirketin mevcut olarak yürürlükteki sözleşme ve kiralama belgeleri.
Sabitleri Doğrulayan Belgeler: Şirket varlıklarını doğrulayan sabit varlık belgeleri.
Değer Düşürme Çizelgeleri: Varlıkların değer düşüşünü gösteren çizelgeler.
Muhasebe Kayıtları ve Yıl Sonu Bakiyeleri: Şirket muhasebe kayıtları ve yıl sonu bakiyeleri.
Yatırım İşlem Onayları: Şirketin yapmış olduğu yatırım işlemlerini gösteren onay belgeleri.
Girdiler: Şirketin faaliyetleri için gerekli olan girdi belgeleri.
Yönetim Kurulu ve Hissedarların Tutanak Kayıtları: Yönetim kurulu toplantıları ve hissedar toplantılarının tutanak kayıtları.
Uzmanlar Tarafından Yapılmış Gayrimenkul Değerlemeleri: Şirketin sahip olduğu gayrimenkullerin uzmanlar tarafından yapılan değerlemeleri.
Emeklilik ve Emeklilik Kayıtları: Şirketin sağladığı emeklilik planları ve çalışan emeklilik kayıtları.
Marka ve Patent Tescilleri: Şirketin sahip olduğu marka ve patent tescil belgeleri.
Bir yıl boyunca saklanması gereken kişisel belgeler şunları içerir:
Banka Bildirimleri: Banka hesap hareketlerini gösteren bildirimler ve dökümanlar.
İptal Edilen Çekler: İptal edilen veya geçersiz hale gelen çeklerin kayıtları ve belgeleri.
Maaş Çeki Taslakları (W-2 ile Uyumlu): Aldığınız maaşların ve diğer ödemelerin detaylarını içeren maaş çeki taslakları.
Aylık ve Üç Aylık Yatırım Fonu ve Emeklilik Katkı Pay Tabloları (Yıl Sonu Beyannamesi ile Uyumlu): Yatırım fonlarına ve emeklilik katkı paylarına ilişkin aylık ve üç aylık beyanlarınızın tabloları.
Üç yıl boyunca saklanması gereken kişisel belgeler şunları içerir:
Kredi Kartı Ekstreleri: Kredi kartı harcamalarınızı gösteren aylık ekstreler.
Yardımcı Kayıtlar: Gelir ve giderlere ilişkin destekleyici belgeler, örneğin alışveriş fişleri, faturalar.
Tıbbi Faturalar: Aldığınız tıbbi hizmetlere ilişkin faturalar ve doktor ziyaretleriyle ilgili belgeler.
Süresi Dolan Sigorta Poliçeleri: Sigorta poliçelerinin sona erme tarihlerine dair belgeler.
Altı yıl boyunca saklanması gereken kişisel belgeler şunları içerir:
Vergi İadeleri İçin Destekleyici Belgeler: Vergi iadeleri veya indirimleri için gerekli olan tüm belgeler, örneğin bağış makbuzları, iş giderleri, vb.
Tıbbi Faturalar (vergiyle ilgiliyse): Vergi iadesi için tıbbi harcamalara dair faturalar.
Satış Makbuzları: Satın aldığınız veya sattığınız mal veya hizmetlere dair makbuzlar.
Vergiyle İlgili Diğer Senetler: Vergi beyannamesi hazırlığı için gerekli diğer belgeler, örneğin iş giderleri, bağışlar, vb.
Kaza Raporları: İşyerinde veya kişisel olarak meydana gelen kazalara dair raporlar ve belgeler.
Mülk Kayıtları / İyileştirme Makbuzları: Sahip olduğunuz veya iyileştirdiğiniz mülklerle ilgili kayıtlar ve makbuzlar.
Maaş Kesintileri: Çalışma hayatınız boyunca maaşınızdan yapılan kesintilere dair kayıtlar.
Sürekli olarak saklanması gereken kişisel belgeler şunları içerir:
YMM Denetim Raporları: Yeminli Mali Müşavirlerden alınan ve vergi beyannamelerini doğrulayan denetim raporları.
Önemli Yazışma: Kişisel finansal işlerinizle ilgili önemli yazışmalar ve iletişim kayıtları.
Gelir Vergisi Ödeme Çekleri: Gelir vergisi ödemelerinizi gösteren çeklerin kopyaları veya diğer ödeme kanıtları.
Emeklilik ve Emeklilik Kayıtları: Sahip olduğunuz emeklilik planları ve bu planlarla ilgili kayıtlar.
Yasal Kayıtlar: Kişisel yasal işlemlerinizle ilgili belgeler ve kayıtlar.
Gelir Vergisi Beyannameleri: Her yıl hazırladığınız gelir vergisi beyannamelerinin kopyaları.
Yatırım Ticareti Onayları: Yapmış olduğunuz yatırım ticareti işlemlerine dair onay belgeleri ve kayıtlar.
Özel Durumlar İçin Saklama Süreleri:
Araba Kayıtları: Aracınızı satana kadar araba kayıtlarını saklayın.
Sigorta Poliçeleri: Sigorta poliçelerini poliçe süresi boyunca saklayın.
Pay Stubs (Maaş Çeki Kopyaları): W-2 formu ile anlaşmaya varıncaya kadar maaş çeki kopyalarını saklayın.
Satış Makbuzları: Satın aldığınız ürünlerin garanti süresi boyunca satış makbuzlarını saklayın.
Garantiler ve Talimatlar: Ürünün kullanım süresi boyunca garantileri ve talimatları saklayın.
Amortisman Çizelgeleri ve Diğer Sermaye Varlığı Kayıtları: Varlığın vergi ömründen sonra 3 yıl boyunca amortisman çizelgeleri ve diğer kayıtları saklayın.
Kredi Kartı Makbuzları: Kredi kartı harcamalarınızı kredi kartı ekstrenizde saklayın.
İpotek / Tapu / Kira: İpotek, tapu veya kira sözleşmesinden sonra 6 yıl boyunca bu belgeleri saklayın.
Mülk Kayıtları / İyileştirme Makbuzları: Mülk satılana kadar mülk kayıtlarını ve iyileştirme makbuzlarını saklayın.
Hisse Senedi ve Tahvil Kayıtları: Hisse senedi veya tahvil satışından sonra 6 yıl boyunca kayıtları saklayın.
Diğer Faturalar: Ödemeleriniz bir sonraki faturada doğrulanana kadar diğer faturaları saklayın.
Easyformation.co olarak, Amerika’da mali kayıt tutmak için yanınızdayız. Markanızı korumak ve yasal haklarınızı savunmak için gerekli tüm adımları atmanıza yardımcı oluyoruz. Daha fazla bilgi ve destek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.